Vacatures Stichting HCdF

Onze stichting Hot Club de France Nederland draait op vrijwilligers. Zo houden we de kosten laag en zo houden we de onderlinge pret ook hoog. Want commerciële impulsen geven ook een hoop gedoe.

Hoofddoel van onze stichting is het bekend maken en bekend houden van de gypsy jazz muziek in Nederland. Dat doet de stichting met drie pijlers: met het kleurrijke kwartaal­blad “de Quintette”, met de halfjaarlijkse concertmiddag en met communicatie, zoals de website, digitale nieuwsbrief, podcast en Facebook pagina.

Onze stichting leunt organisatorisch nu op maar enkele schouders. Laten we niet om de hete brei heen draaien, de stichting is op dit moment organisatorisch vrij kwetsbaar, de organisatie leunt op te weinig schouders. Het bestuur heeft besloten de taken en organisatie te verdelen over een groter aantal mensen. Vele handen maken licht werk (dat is voordeel 1) en de organisatie staat dan robuuster in de lucht (dat is voordeel 2). Gelukkig liggen er goede draaiboeken en formats, dus het is ook niet echt ingewikkeld om de activiteiten te organiseren. En meehelpen organiseren is gewoon harstikke leuk.

Concreet betekent dit dat er 3 vacatures zijn in het bestuur van de stichting die we hopelijk vlot kunnen invullen. Maar een eerlijke waarschuwing is ook op z’n plaats: als deze vacatures niet worden ingevuld, lopen we het risico een tijdje zonder Quintette of bijvoorbeeld zonder concertmiddag te zitten.

Vacature Hoofdredacteur Quintette

Voor de Quintette gebruiken een uitgebreid redactiestatuut en staat er een klein legertje van 6 redacteuren paraat. De hoofdredacteur zorgt ervoor dat er op tijd een planning is (deadlines) en dat iedereen zich daaraan houdt (met een vast format), dat redacteuren kopij aanleveren en dat de eindversie nog 1x gecontroleerd wordt. Drukken en verzenden is gelukkig allemaal geautomatiseerd.

Het kost de hoofdredacteur ongeveer 6 uur per Quintette om een planning te maken; redacteuren geven vaak vooraf aan waar ze over willen schrijven, dat stem je onderling digitaal af. Daarna kost het ongeveer 4 uur om de stukken te verzamelen en digitaal te ordenen. Dan is er nog ongeveer 2 uur nodig om puntjes op de i te zetten. Bij elkaar dus 12 uur per Quintette en dat is 4x per jaar, dus 12 uur per 3 maanden. Gemiddeld is dit dus een klus van 4 uur (0,5 dag) per maand.

Vacature Programmeur Concertmiddag

Onze concertenmiddagen vinden twee keer per jaar plaats in Schenkerij De Beurs in Geldermalsen. Dat is een prima locatie, met een huiselijke sfeer, goed voor akoestische concerten (dat maakt deze concerten ook bijzonder), centraal gelegen, goed en gratis parkeren, bereikbaar met OV en zonder huurkosten. We organiseren de concerten in maart/april en eind oktober. De programmeur bereid de concerten voor, selecteert de bands, verzorgt wat marketing en houdt op de dag zelf alle touwtjes in handen. We hebben daar al een goed draaiboek voor, inclusief alle praktische informatie over het podium, de consumptiemunten en het gagereglement. Je hoeft dus echt niet het wiel uit te vinden.

Bij de concertmiddag bemant de penningmeester centraal de kassa, de programmeur is algeheel coördinator van de dag. Het kost de programmeur ongeveer 6 uur per concertmiddag om een planning te maken en bands te selecteren. Daarna kost het ongeveer 4 uur om de middag voor te bereiden en wat marketing te verzorgen. En tijdens de concertmiddag zelf is de programmeur van begin tot einde present, dat is ongeveer 6 uur. Bij elkaar kost elk concert dus ongeveer 16 uur vrijwilligerswerk, dat is 32 uur per jaar, gemiddeld 2,5 uur per maand (nog geen halve dag per maand!).

Vacature Ambassadeur en Communicatie

Als algemeen bestuurslid van de stichting focus je op het verbinden van mensen en de communicatie. Je denkt mee over acties om de stichting bekend te houden, je schrijft eens wat in de Quintette, je houdt de website en de Facebook-pagina zo nu en dan in de gaten en je bent aanspreekpunt voor nieuwe plannen. Je doet wat tekstvoorstellen voor de digitale nieuwsbrief, je jaagt de communicatie aan.

Je denkt bijvoorbeeld mee over het maken van meer podcastuitzendingen en de promotie daarvan. En er ligt ook nog een plan op de plank om een Nederlandstalig boek te maken met een tijdslijn van het leven van Django Reinhardt, aangevuld met heel veel foto’s. De tekst en foto’s zijn eigenlijk al bijna gereed en we hebben ook al voorgesorteerd op opmaak. Maar de puntjes moeten nog op de i, dat vraagt om praktische uitwerking.

Ook deze functie kost minder dan een halve dag per maand, het is vooral verstandig om taken in goed overleg te verdelen en daar wat regie op te houden.

Nieuw bestuur in 2024

Als we bovenstaande vacatures invullen, ontstaat er een bestuur van 5 leden:

• Voorzitter: algemene coördinatie, aanspreekpunt, aanjager
• Penningmeester: donateur registratie en bijhouden van de kas
• Programmeur: verantwoordelijk voor de concertmiddagen
• Hoofdredacteur: verantwoordelijk voor de Quintette
• Ambassadeur: verantwoordelijk voor aantrekken van mensen

Daarnaast zijn er nog andere vrijwilligers binnen de stichting actief, zoals de webmaster, de podcastmaker en actieve redacteuren. Ook bij onze concertmiddagen zijn er vrijwilligers die meehelpen.

Als bestuurslid draag je actief bij aan de missie van de Stichting HCdF. Je hoeft tijdens je bestuurs­lidmaatschap geen donatie te betalen en je betaalt ook geen toegangsprijs tot de concerten. Ook krijg je waar nodig je kilometer- en verzendkosten vergoed. Overleg doen we meestal digitaal, we zien elkaar ook tijdens concerten en activiteiten. Het bestuur gaat één keer per jaar met elkaar betaalbaar uit eten op een centrale plek in Nederland. En kijk eens naar de voordelen van dit soort vrijwilligerswerk:

• je leert iets nieuws, je kan jouw kracht creatief inzetten,
• het is leuk samen te werken en mooie dingen te realiseren,
• we doen dat op een open manier, resultaatgericht en gezellig,
• je laat werkgevers zien dat je graag werkt,
• je ontdekt en kan ontdekken waar je (nog meer) goed in bent,
• je ontmoet nieuwe mensen en je vergroot jouw netwerk,
• je draagt via jouw vrijwilligerswerk effectief bij aan het bekend houden van deze geweldige muziekstijl

Eigenlijk moet je een verdraaid goede reden hebben om geen bestuurslid te worden! Maar zonder gekheid, als je belangstelling hebt, meld je dan gewoon aan bij het bestuur (contact@hcdf.nl) dan kijken we hoe we jouw inzet kunnen inpassen.